7 consejos para organizar viajes de empresa con éxito
La organización de los viajes de empresa es un reto que implica dedicación y atención al detalle, para que el resultado sea de diez. Te presentamos las claves para acertar en los aspectos más destacados, a través de siete consejos que te ayudarán a que todo fluya según lo esperado.
Familiarízate con el destino
Conocer a fondo el lugar de destino es fundamental para planificar partiendo de una buena base. Consulta planos de la ciudad, páginas web de referencia, guías de viaje y todo aquello que te pueda ayudar a tener una idea clara de lo que el entorno puede ofrecer. Por supuesto, también es necesario tener información sobre los principales centros de negocios de la ciudad, un punto a tener muy presente. Un viaje de este tipo debe conjugar en su justa medida el tiempo dedicado a lo estrictamente laboral con momentos para el ocio y para empaparse de la cultura local. En esa sabia combinación radica buena parte del éxito de los viajes de negocios. Así pues, no descuides este aspecto y ponte manos a la obra.
Prepara la documentación que necesitas
El tiempo es un factor que puede jugar a tu favor si actúas con previsión. Gestionar con antelación billetes de avión o tren no solo te ayudará a ahorrar, sino también a caminar sobre seguro. Si el personal va a participar en una feria o congreso, es una buena idea preparar tarjetas identificativas. Una opción es el formato clip, aunque actualmente es más común el modelo colgante, que permite utilizar el logo y los colores corporativos en la cinta de sujeción. Por lo general se utilizan fundas transparentes unidas al colgante o al clip. Así mismo, no está de más recordar a quienes participen en el evento que se aseguren de tener en vigor su DNI, y en caso que el viaje sea fuera de España, también su pasaporte. Además, puede ser interesante preparar trípticos o flyers con la planificación prevista, o bien una versión web, más acorde a los tiempos actuales. Bastará con distribuir el código QR junto con las tarjetas o el dossier que se facilite a los participantes.
Planifica la agenda
Gestionar bien la agenda requiere una previsión de los tiempos estimados para cada actividad. Una buena planificación es esencial para que el plan de viaje marche según lo previsto. No olvides prever tiempos de descanso entre actividades, que pueden ser una excelente ocasión para el networking informal. Una breve pausa a mitad de la jornada de trabajo no solo ayuda a reducir el estrés, también puede dar pie al inicio de interesantes contactos. De igual manera, planificar actividades opcionales para aprovechar el tiempo de ocio de manera grupal es una estupenda opción para cohesionar el equipo y crear sinergias. Desde una visita a un museo, una exposición o un concierto hasta una fiesta local, hay mil oportunidades que brinda la vida cultural de una ciudad.
Contrata seguros de viaje
Por definición, los imprevistos no pueden anticiparse, pero sí es posible tener la precaución de tomar medidas para minimizar el impacto de cualquier posible contratiempo. Un seguro de viaje es el mejor aliado para garantizar la tranquilidad de todo el equipo. La contratación de este tipo de pólizas debe hacerse con suficiente antelación, leyendo atentamente la letra pequeña para asegurarse de una cobertura óptima.
Atención al equipaje
La preparación del equipaje supone para muchas personas un factor estresante, especialmente si se trata de un viaje de negocios importante. Para facilitar esta tarea, una solución práctica es elaborar una check list para el personal que va a participar. Este sencillo documento puede servir para informar de la climatología en destino, y recordar los imprescindibles para el evento, como maletín para el portátil o portatraje. Es interesante también ofrecer información sobre las condiciones del viaje, como el tamaño de la maleta que se podrá facturar, o explicar previamente el plan previsto.
Elige el alojamiento más adecuado
El alojamiento es uno de los aspectos más relevantes a la hora de organizar viajes de negocios. Apostar por un lugar moderno, acogedor y céntrico puede marcar la diferencia para que todo funcione según lo planificado. En nuestros días es fundamental seleccionar entornos accesibles, bien comunicados y que den protagonismo a la conectividad. Espacios versátiles, aptos para el descanso pero que puedan transformarse en oficina improvisada si la ocasión lo requiere. Contar con expertos en business travel como Líbere es la mejor solución para asegurar que el alojamiento cumple con todos estos requisitos.
Gestiona los desplazamientos en destino
En función del lugar elegido, las comunicaciones pueden ser muy diferentes, por eso es necesario supervisar también este tipo de cuestiones. Contar con bonos para taxis, o reservar previamente transporte para desplazarse desde el aeropuerto al hotel puede ahorrar un tiempo considerable. Si la cita es en un recinto ferial o palacio de congresos, consulta también la ubicación y la mejor forma de desplazarse. Cuidar cada detalle ayuda a transmitir una imagen de eficiencia de la compañía.
